学生及校史实物共十三大类，80余个细目）实现档案的灵活分类，使档案分类这一难题得以破解、简单化。
关键词：数字档案；集成管理；建设；
中图分类号：G 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-03
一、系统维护业务设计
（一）用户管理
用户管理工作是创建用户信息以及用户相关信息的功能。用户管理的主要功能是用户组信息创建、修改，用户信息的创建、修改以及用户权限的分配。用户权限包括两部分，一部分为系统本身所具有的功能权限，另一部分为档案数据相关的数据权限。用户权限的建立是通过建立用户角色的方式实现的，建立用户角色后给该角色分配相应的权限，并将符合该种权限的所有用户分配成已有的角色即可，不需要对每个用户进行权限分配，方便快捷。
用户可以进行口令修改。修改后的口令在下次登录前生效。在修改口令时，需要用户输入原有的口令。该模块的主要功能有：用户管理：用户的浏览、添加、删除、修改。用户组管理：用户组的浏览、添加、删除、修改。修改密码：修改当前登录用户自己的系统登录密码。
（二）权限管理
权限管理是整个档案管理系统的权限控制中心，整个系统的权限控制模型为：角色、系统的所有模块的功能点、用户群、用户的对应。具备角色定义功能，可根据需要建立各种角色，将不同的功能、不同的数据范围组合赋予角色。权限分为两种，数据权限和功能权限，数据权限是对不同档案类型进行开放和受控的设定，功能权限则是操作的组合。角色是功能权限的组合，也同时包含对数据权限的设定，一个逻辑用户可以对应一个或者多个角色，不允许直接对用户赋权。角色管理功能：角色的浏览、添加、删除、修改。权限管理：为角色设置权限，包括功能权限和数据权限。
（三）日志管理
为了保证数据的逻辑安全，系统除了具有完备的权限管理方案以外，还有详细的日志记录，日志包括：登录日志、系统日志、数据操作日志。系统管理员可以通过日志查询，查看所有用户在系统中的操作。系统还提供导出功能，该功能支持*.XML、*.XLS、*.CSV 等多种格式文件的数据导出。日志管理工作是对本系统所进行的操作进行记录并且以列表的形式供用户查看。主要功能包括登录日志查看、数据日志查看、系统日志查看。系统日志记录了档案数据所有的操作信息，并且以档案库的形式展现，以供用户查看日志导出。
（四）回收站管理
保存在档案一览画面删除的档案信息。可以撤销删除，将档案恢复到档案一览中；也可彻底删除回收站内的档案。回收站管理功能：可对进入回收站的电子文件进行还原、删除、清空操作。
（五）全宗管理
对系统所用单位以及下属单位所使用的全宗的整体管理和维护。系统以列表的形式展现所有的全宗信息。提供快捷检索功能，通过全宗代码或者全宗名称可以快捷的检索出相应的全宗信息。支持全宗信息导入导出。全宗管理功能：全宗信息的增加、删除和修改。导入全宗信息。导出全宗信息。
（六）机构管理
对系统所用单位内部所有组织机构的管理和维护。系统以树型结构的形式展现所有的组织机构，以便清楚的了解组织结构之间的层级关系，并且系统提供了快捷检索功能，通过机构代码或者机构名称能够快捷的检索出相应的机构信息。 机构管理功能：增加、删除、修改和查询。
（七）库管理
库管理的工作主要是对系统中所有档案库的管理和维护。其中主要功能包括：库定义管理、档号规则设置、流水号规则设置、显示设置、排序设置、报表管理、定制画面编辑。库定义管理的主要功能是建立档案库，定制档案库中可能使用的所有的项目，并且为所有的项目设置必要的属性。
（八）定制编辑画面
定制画面编辑的主要功能是对档案信息著录画面进行维护。在定制画面编辑中可以通过拖拽的方式轻松的增加或者去掉各个著录项目以及修改各个项目之间的布局方式、属性等等。调整著录画面布局，设置每个著录项属性，设置默认值和快捷输入。
（九）报表模版管理
报表维护：可设置各档案类型的打印报表样式；载入档案类型，根据选择的档案类型设计报表；新建：创建某档案的新报表，包括名称，备注；设计：设计报表的样式，打印字段信息等；删除：删除指定档案报表；
（十）数据字典
设置代码库管理功能，来专门管理码库的数据结构和基本数据，可防止错漏，在著录过程中，有一些常用的著录项是相当固定的，对于一般用户需要将这些著录项能够变成可选的下拉框使著录速度更有效率。在自定义编辑界面功能中，需提供了著录项和代码库的关联手段，其主要实现的途径是将著录项变成可选的下列列表框或可选框。
（十一）文件存储配置
设置各电子文件存储方式及各档案门类的存储目录结构。添加文件存储配置：可添加本地目录和文件服务器两种类型。删除文件存储配置，修改文件存储配置，对配置的文件存储服务器进行连接测试。
（十二）处置节点配置
配置档案生命周期中捕获元数据的依据、类型和时机。处置流程配置功能：配置系统流程主要处置节点。在系统初始化时，对系统中处置节点及流程的定义。
二、元数据
（一）元数据信息包功能
鉴于目前具体的元数据标准仅有针对文书档案的 DA/T46、DA/T 48，最终用户还需要根据自身的实际需求进行扩展，并且依据上述标准制定其他档案类型的元数据。因此元数据的元素需要可以灵活增加和减少，生成和解析元数据包的 xml 格式可以进行配置，并依据配置生成 xsd 模版，对模版进行版本控制和登记，每次变更模版都需要记录变更的背景和相关人员，并且应触发元数据封装包的迁移计划，定期升级到新版本。并及时更新前端数据接收的校验模版，以新的模版校验接收数据。
（二）电子档案元数据方案的结构
电子档案元数据方案的主要设计依据是国际标准——《ISO23081-2信息与文献—文件管理过程—文件元数据第 2 部分：概念与实施问题》（以下简称 ISO 23081-2）、DA/T46、DA/T 48，其基本架构由顶层结构、实体结构和封装结构组成。顶层结构由于国际标准——《ISO23081-1 信息与文献—文件管理过程—文件元数据第 1 部分：原则》已经被采标为我国国家标准，有关文献《论电子文件管理元数据顶层框架设计的标准化》也专门探讨了该国际标准在我国文件管理中的应用，它实际上已成为制定我国电子档案元数据标准顶层框架的首选基础性标准。因此，以 ISO23081-2 为标准，结合电子档案管理活动实际需求，文件、业务、机构人员、法规及关系等五个元数据实体是其元数据方案顶层结构的必要组成部分，其结构如图：文书类电子档案文件实体元数据结构示意图所示。各实体元数据设置，除文件实体随着档案门类变化而具有不同的元数据外，其他四个实体元数据设置完全相同，它们的具体定义如“表1：业务、机构人员、法规及关系实体元数据表”所列：
（三）文件实体结构
文件实体是有关电子档案自身的元数据，包括电子档案内容、权限、密级、存储地址及技术结构等元数据。从有利于元数据方案有序扩展、XML（可扩展置标语言，下同）文件查看方便等角度，根据 ISO23081-2实体属性类元数据框架，在封装时可以对文件实体作进一步分类，将其第一层设计为四个容器型元数据，即标识元数据、描述元数据、使用元数据、文件关系元数据，并将相关元数据元素归入各个元数据容器中，如“图1：文书类电子档案文件实体元数据结构示意图”所示。
根据 ISO23081-2的定义，法规实体在实际应用中可以记录各种电子档案管理活动的依据，比如：机构人员履行公务应具备的法定职能（责），电子档案移交、接收的依据及规范程序，进行开放控制、升降解密、销毁等鉴定业务的依据，下载电子档案原文的许可，将电子档案从当前格式转换为另一种长期保存格式的管理标准等，如“图2：元数据主要实体及其关系”所示。
就档案管理活动而言，法规实体是业务处置依据的记录载体，它可以证明处置行为的合规性，既有利于保存电子档案所处的业务环境信息，有助于维护电子档案的凭证性，又具有较强的实用性，因而，设置法规实体是十分必要的。
《文书电子文件元数据标准》的业务实体仅设置了有关文件与档案管理活动的元数据，即处置元数据，未设职能业务描述信息。基于文件构成三要素理论，职能业务是具有凭证价值的电子档案的重要组成部分，是重要的背景信息；而且，ISO23081-2也将职能业务定义为业务实体的主要内容，文件管理业务则被集成在业务实体之中，这种定义在图：元数据主要实体及其关系中给予了明确描述。图：元数据主要实体及其关系所列业务实体即由文件业务与职能业务两类元数据构成，其中，业务名称、业务类型、业务开始时间等 5个元数据元素用于描述电子档案得以形成的业务活动。在法规四元组框架下，将业务实体元数据专用于描述形成文件的职能业务，把文件处置元数据设置于文件实体之中。二者的设计印证了职能业务元数据的必要性。
（四）电子档案元数据元素值的获取
信息来源是 DA/T46、 DA/T48 定义的元数据属性，它用于描述电子档案元数据的获取赋值方式，它与系统业务流程、功能节点密切关联。在实际应用中，通常有七种获取方式：紧藉合捕获、从移出系统接收、手工录入、默认赋值、自动捕获、半自动化赋值以及自动提取赋值。元数据获取点及获取内容参见“表2：元数据获取点及获取内容一览（部分）”：
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案信息化建设化建设实施纲要》。
[2]《数字档案馆建设指南》（国家档案局，2010年 6月）、《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用工作意见》（档发[2005] 1 号）、《全国档案信息化建设实施纲要》（国档发[2002] 8 号）
[3]《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
[4]《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）
[5]《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）
[6]《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）
[7]《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）
[8]《档案著录规则》（DA/T 18-1999）
[9]《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）
[10]《档号编制规则》（DA/T 13-1994）
