1920年夏至1921年春，随着马克思主义在中国的广泛传播，中国工人运动的蓬勃兴起，作为两者结合产物的中国共产党诞生了，革命组织犹如雨后春笋遍地生根发芽、上海、北京、武汉、长沙、济南、广州以及赴日、旅欧留学生中相继成立中国共产党早期组织，召开全国代表大会也在建党骨干中开始酝酿。1921年7月23日，12名来自不同地方，但怀揣着同样救国理念的年轻人走到了一起，召开了党的第一次代表大会，标志着中国共产党正式成立。它犹如一轮红日在东方冉冉升起。照亮了中国革命的前途。
随着革命形势的发展，革命队伍日益壮大，各级党组织为了开展工作，就必须以了解党的政策指示。了解基层实际工作，了解工农兵学各方面情况为基础，这就需要搜集大量的文件资料。特別是在大革命期间，虽然通过国共合作取得了很大胜利。但是反革命的逆流也逐渐显现出来，国民党内部的左右派进一步分化，以蒋介石为首的反动势力，开始加强对共产党的限制，甚至在全国范围内明目张胆地镇压革命力量。在白色恐怖下，敌人使用各种手段对中央的各级机关进行破坏，机关的安全没有保证，若是党的重要机密文件材料落入敌手，将会给党的事业带来难以估量的重大损失。为此，早在1923年6月中国共产党第三次全国代表大会上，陈独秀就号召全党保护党的文件材料，不要故意烧毀。之后党中央执委会、中央各部委和各地方执行委员会也都开始了搜集文件材料的工作。1926年6月8日《中共上海区委秘书处第一次会议记录》就曾记载：上海区委秘书处指定专人负责“搜集统计材料及记录起草等事”。上海区委还规定：“关于内部的种种文件。概由秘书处整理”。既然概由秘书处整理，于是各单位形成的文件资料在办理完毕后，就将文件交秘书处保存。其实，这就是党内最早形成的“归档制度”。特别是1926年各级秘书处成立后，更是全面开始了对文件资料的搜集工作。当时，革命工作处于险恶的环境中，党内大量重要文件资料损失严重，所以上至党中央执委会，下到中央各部委和各地方执行委员都开始了秘密搜集文献资料工作，搜集的内容既包括文件材料也包括必要的书报刊物。那么在那个特定的历史年代，这些文件材料是通过怎样的方法搜集留存下来，又在当时发挥了怎样的历史作用呢?下面笔者将一一向读者加以介绍。
文件的搜集
在地下斗争中，经常发生机关被敌特破坏了，保存文件的地址被敌特查抄了，机关文件也就损失殆尽了。一旦这种情况发生。将对机关工作万分不利，要延续工作，就要经常套用过去的行文依据材料。比如说过去上级怎么指示的，本机关怎么处理的，有什么经验教训和问题等等。失去以往文件，工作就会十分不便。1927年4月18日中共上海区委《关于重新搜集文件底稿问题》给各部委指示信中说：“本区要因防止敌人破坏，曾于近日将本区委过去发的文件全部烧了!烧掉后，区委又觉得不妥!因为这部分文件不仅经常须用。且为本区历史材料，失之殊感庸階!现为重新搜集，以便存底”。同时，党中央于1926年2月13日中央执委会在《关于按时按要求做各种工作报告》和同年9月中共中央《通告钟字第21号》中规定：请各地每月必须向中央报送有关政治、组织、宣传、工运、农运、青年工作、妇女工作、兵士工作、国共合作方面的文件资料和其他材料。这些材料要逐级上报，报到中央秘书处后。除具有历史价值的材料要留存外，其它的要送有关领导或分配有关单位办理，办理完毕后再归档保存。
必要书报刊物的搜集
1933年以前，中共中央秘书处所有下达的收集工作文件中，都把历史文件、现行文件、历史书报刊物、现行书报刊物列入搜集范围。1921年11月《中共中央局通告》第1号就要求各地报送文件，同时要求各地创办报刊，并将这些报刊贈送中央。创办书报刊物与搜集书报刊物，都是工作需要。当时。党中央、中央各部委、各地方执行委员会都把自己的出版物作为“机关报”，作为“机关领导的喉舌”，它们起着领导指挥的作用。因此，从1921年至1933年的12年中，党内搜集材料工作时，搜集文件与搜集书报刊物是同时进行的。各级秘书部门搜集书报刊物目的主要有二：一是工作需要；二是凭证材料。根据这个目的，主要搜集范围是：
一是建党前陈独秀、李大钊编的《新青年》、毛泽东编的《湘江评论》，周恩来主编的《觉悟》等等，以及各地共产主义小组编的报刊，都是介绍马克思主义的报刊。是马列主义者必读物。这些报刊基本上都已经停刊停办了，但理论研究的价值依旧很重要，所以仍在搜集范围之内。
二是建党后党中央出版的《向导》周刊、《前锋》、《党报》、《校刊》、《中央政治通讯》等等；地方上出版的《工人之路》、《中州评论》、《满洲通讯》、《武汉评论》；还有各方面出版的《少年中国》、《赤光》、《中国青年》、《中国工人》等30余种机关报刊。这些书报刊物与文件相同，对上都有报告工作的功能，对下都有指令性作用。而出版者往往是独立单位，不受秘书处管辖。所以，秘书处必须搜集这些资料，以供领导者使用。
三是搜集相关文字资料。在革命斗争中，有一种既不是书报刊物，又不是文件电报的文字资料，但其战斗性却不可小视。这就是革命组织散发或张贴的标语、传单、贺贴、纪念册等文字材料。这种材料。短小精干，宣传性强。鼓动性大。群众看得懂，传得快!而且有历史意义和纪念意义。据1922年陈独秀在《给共产国际的报告》中说：一年来，中国共产党翻印了第三国际对太平洋会议宣言5000份，论文5000份，陈独秀的文章5000份，李汉俊的小册子5000份，散发传单2000份。散发贺帖60000张，召开马克思纪念会宣传品20000份。这些材料有选择的搜集保存是很有必要的。
上述书报刊物和相关材料虽然需要搜集，但怎样搜集呢?这在地下斗争时期是有其不同方法不同特点的。其中，一个主要方法是购买。购买自己需要的书报刊物，这是秘密斗争时期秘书工作部门的一项基本任务。1923年10月15日中共中央执行委员会《致各区地方小组同志信》中要求：“凡购书皆备两份，一份置北京，一份置上海”。并规定：
首先是注意收集各种政治力量的书报刊物等材料。“政治力量”是当时的一种术语，它包括帝国主义的出版物，军阀反动派的书报刊物，封建统治者的出版物。这些敌对势力在书报刊物中暴露的政治主张、政治态度、各派的斗争及其动向等等。至于国民党的书报刊物，国民政府的书报刊物，国民革命军的书报刊物等等，有的反映了国共合作的基本活动，有的正是中共党员在那里主持编
辑出版的。这方面的书报刊物是党内各级组织领导入的必读物，因此也要进行收购。
其次，购买外文书报刊物。外文书报刊物应用最多的是马列主义著作和苏联共产党的俄文报刊。当时，中国共产党内中高层领导人中有相当一部分是留俄、留法、留德和旅欧党支部的成员，懂俄文、法语者颇多。可以在这些书报刊物中寻求马克思理论，可以从俄文报刊中吸取苏联共产党的经验。例如，1925年1月6日中共北方区执行委员会宣传部负责人赵世炎以“拉金”的化名给中共旅莫支部王若飞、王一飞、罗亦农、陈乔年信中要求：请购买俄文“各种图书给北京俱乐部”寄来。
再次购买技术书报刊物。中国共产党与帝国主义、军阀反动派、封建统治者的斗争是政治、经济、军事、文化、科学技术等各个领域全方位的斗争。因此，要从国外各种书报刊物中吸取需要的知识。1925年3月12日陈独秀在《关于购买俄文报刊书籍事给旅莫支部信》中就指名要“技术方面”的有关书报刊物。其中有军事的、有机械制造的、有秘密斗争知识的、有秘书工作速记知识的。这些技术知识的书报刊物不但在地下斗争中有作用，在无线电和有线电通讯建设中有作用，对中国工农红军的军事建设和制定战斗条例等都有一定的参考作用。
另一种途径是内部交换书报刊物。交换书报刊物是秘密斗争时期秘书工作的一项经常业务。比如说1923年9月6日中共中央执行委员会以《钟英致社会主义青年团中央委员会信》中说：“出版物已嘱出版部每期赠送贵会《向导》2份、《前锋》、《新青年》各一份。《工人周刊》等请贵会以出版物直接与之交换可也”。交换出版物有两种方法：其一是成批交换。比如按照党中央的《文件处置办法》规定：宣传部、组织部及其他单位将本部所有出版物“全套”给秘书处：秘书处也把“沪潮”等“全套”给宣传部等等。其二是互补性交换。即我每期出版物给你。你每期出版给我。交换出版物，实际上是有代价的赠与，互补两利。
中央各部委的搜集工作
1924年中共中央各部委陆续成立以来，为了某种工作需要都形成了不少文件资料。同时也在一定范围内搜集过不少材料，基本上是各部搜本业务系统的专门文件材料。1925年以来，中央组织部和中央宣传部都自行搜集材料。
中共中央职工运动委员会搜集的材料。1925年12月21日《中共中央职工委员会关于召集工运讨论会和搜集工运材料通告》要求各地尽快搜集一切工运材料。
一是搜集“历史材料”，比如“二七”大罢工、安源路矿工人斗争、五卅运动材料。这些材料不但中共中央工作需要使用。而且还要送国际。例如，1925年3月1日中央组织部交通处在给中共旅莫斯科支部便函中说：“兹寄上大会议决案10本，请交两本与国际。纱厂罢工新闻1卷……请斟酌译交国际”。这说明。收集工人运动的文件资料，不仅是中央工作需要，共产国际也需要这方面的材料。同时，搜集各级工会、工人俱乐部召开劳动大会的文件。1927年以前，在中国共产党领导下曾召开过5次全国劳动大会，每次劳动大会均通过各种决议、宣言、大会报告和许多会务文件材料。这些涉及工人运动方针政策性文件资料更要重点收集。
二是搜集工人运动的出版物。在中国共产党诞生以前，一些马克思主义者或共产主义小组就编辑出版过工人运动的刊物，如《劳动音》等等。建党初期，《中国工人》、《上海总工会三日刊》、《工人宝鉴》等刊物和《施洋纪念册》等丛书纷纷出版。这些刊物中登载了不少工人运动的文件和新闻报道，是研究工人运动的第一手材料。
中央农民运动委员会搜集农民运动的文件材料。中国共产党对农民运动同样极为重视。特別是1923年后风起云涌的农民运动，形成的农运文件资料颇多，中共中央需要征集这部分文件资料用以指导以后的农民运动。1923年中共中央执行委员会在《中国共产党对于目前实际问题的计划》和1926年2月13日中共中央在《中央第77号通告》中曾先后要求收集以下几方面的农运材料：
第一搜集农民协会的文件材料。在1923年至1926年的几年内，全国农民运动风起云涌：尤其在湖南、湖北、广东、广西、江西、浙江等地的农民组织起来了。他们的组织叫农民协会，有省农民协会、县农民协会还有乡农民协会，在有农民协会的地方“一切权力归农会”。农民协会虽为群众组织。但打土豪、分田地，废除封建宗法制度，惩治贪官污吏，打击乡村恶劣势力。进而发动农民武装起义。各级农民协会发宣言，贴公告，作决议。写报告，散传单，刷标语，生机勃勃，热火朝天!作为新民主主义革命活动辉煌的历史画卷，农民协会材料必须收集。
第二搜集农民运动调查报告。在农民协会风起云涌之际，中国共产党各级组织均派出得力干部到农村巡视调查，并帮助农民协会工作，毛泽东、瞿秋白、蔡和森、彭湃等都曾深入农村，指导农民运动。《国民革命与农民运动》、《湖南农民运动考察报告》、《海陆丰农民运动》等文件相继见诸于报端。这些调查报告，记录了农村大革命的全部历史过程，几千年来，农民受剥削、受欺压、受迫害、受统治，一旦觉悟，便敢于打碎枷锁，敢于打碎旧世界，敢于自己组织起来解放自己。这是绝大多数共产党员在农民运动调查报告中得出的一种共同结论。所以，各级党组织为了了解农民运动，掌握农民运动，领导农民运动。把农运调查报告作为典型材料加以搜集是必然的。
三是搜集农民运动教育材料。在大革命高潮中，为了培养更多的农民运动领导骨干，中共中央执行委员会和一些地方执委会创办了一些农民运动训练班、讲习所。农民运动讲习所的学员学工、学农、学文化、学军事，培养出大批既会从事农民运动、又会搞武装斗争的领导干部。中共中央农民运动委员会书记毛泽东、中华全国农民协会执委会秘书长彭湃及周恩来、瞿秋白、董必武等著名领导人都曾创办过农民运动讲习所，作为最好的农民运动干部教育基地，农民运动讲习所、训练班的教材、讲课稿、讲演录、学生笔记及其它文件资料都是十分珍贵的。均在收集之列。
中国共产主义青年团的搜集工作。自从1920年建立中国社会主义青年团后，团的组织发展很快。到1922年全国已有17个省市建立了团的组织。1923年6月以后，凡是有中共区执行委员会的地方，都建立了团执行委员会，许多中共区执委会书记兼任团执委会书记。青年团各级组织仿照党的组织机构，建立了相应的部委和秘书工作，分管团务工作、学生运动、青年工人、工会、青年妇女运动和青年兵士工作等等。青年团组织机构比较健全、工作开展的较快，形成的文件资料也比较多。青年团领导人也和党的领导人一样，在实际工作中十分注意搜集和保管材料。1925年2月7日《中国共产主义青年团中央执行委员会通告第3号》就曾要求开展收集材料的工作。
首先是下级团组织必须向上级团组织作出书面报告，这是收集文件资料的一种常用的形式。报告可分为：月工作总结报告、年工作总结报告、专题工作报告、临时书面报告和请示报告等。团中央规定：各级团执委会向上级每两个月报送一次文件资料。过期不送者“就以纪律论”。
其次搜集团组织的各种文件资料，为了推动各地方团组执行团中央第3号通告，1925年3月11日《中国共产主义青年团中央通告第26号》又规定：团中央为了对以前的工作有所查改，请各地报送工作报告、各种会议纪录、各地方编辑出版的各种报刊和团内上下来往的各种信件等。
再就是要求对搜集到的文件资料应妥善收藏。中国共产主义青年团是中国共产党的助手，同样处于秘密斗争环境中，团的文件资料与团的组织和活动都是机密的，要随时注意保密。1925年11月18日团中央《关于加强文书技术工作通告第108号》中指出：各级团组织都必须注意收集保存文件资料。一切上下行文都应有“收发簿”，收集到的一切文件资料“尤应严密保管”，“贮藏文件之处，应绝对秘密”。1926年6月建立团中央秘书处后，先设立了“文件保管处”。后成立了“文件保管科”，进一步加强了对团的文件资料的收集保管工作。
