摘要：通过总结高校教学档案的特点，分析目前高校教学档案工作的现状，建议加强高校档案管理部门与教学管理相关部门的沟通研讨，创新部门间相互合作的高校教学档案管理模式，进一步规范高校教学档案管理工作，使教学档案更好地为高校教学工作服务。
关键词：教学档案；规范；创新
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）36-0012-02
随着我国高等教育各项事业的迅速发展，现实工作中高等院校教学档案的管理工作仍然存在一些问题，如何创新一种部门间相互合作的高等院校教学档案管理模式，进一步提高教学档案质量，更好地为提高教学质量服务，是目前教学和档案管理人员工作中面临的需要共同解决的重要问题之一。
一、教学档案的特点
1.教学档案内容丰富，材料分散。教学档案来源于高等院校教学活动的各个环节，是高校档案中数量最多的一部分，内容丰富，其中有保存价值的教学档案也较多；有来源于上级主管部门的指令、规定、条例等和学校教学管理部门制定的各种制度办法、教学成果等文件，还应包括二级学院的大量来源于教学真实记录的材料，如教学工作细则规范、专业培养方案、教学改革、试卷、教学实习安排总结、学籍表、成绩表、毕业论文、听课记录、教研活动记录等等。这些教学信息涉及的部门和人员既有上级主管部门、学校教务处、研究生院、成教处等职能部门，也有二级学院及教研室、实验室和教师等。来源于所有参与者的教学原始材料才完整准确，才能反映教学工作的真实面貌，收集整理形成的教学档案才最具保存价值。
2.教学档案层次多，形式多样，专业性强，归档时间各不相同。高校办学分为研究生教育、本科生教育与成人教育等，每个办学层次的目标定位、教学要求、管理特点办法不同，产生的教学档案各不相同，各有特色。教学活动涉及课堂教学、教学实践、学生学习整个过程，形式多样各有特点，记录教学活动的原始资料也就多种形式：纸质的、图片的、光盘、音像等。不同的专业，培养目标不同，设置的教学环节也不同，由此形成的教学原始记录也具有很强的专业性特点。根据教学档案内容不同归档时间也有所不同：学籍表、毕业等材料按学年归档；有关教学行政文件、学籍处理类文书档案按自然年度归档。
二、目前教学档案工作现状
1.高校档案馆与教学管理部门之间缺乏沟通和合作，互不熟悉工作流程。全校各层次的教学管理工作由教学管理部门（教务处、研究生处、继续教育处）负责，这些部门自然以教学工作为重，教学档案的归档只是工作中的细枝末结，从而不重视有关教学档案方面的工作。校档案馆制订的档案管理文件中，有关教学档案只规定了需要归档材料的范围，而且内容过于抽象，没有明确规定归档材料的要求和归档时间。二级学院收集教学材料时，缺乏统一的规范和要求，对教学档案收集管理成了一种自发行为，一些教学文书档案可能在校院两级档案管理过程中重复收集整理；而一些具体的、专业性强、丰富多彩的教学活动，应归档的珍贵教学实践和课堂教学材料不能及时归档，收集整理的教学信息也不够全面系统。另一方面，学校档案管理人员时常忙于本部门的常规工作，深入教学部门不多，对教学管理工作的特点和流程不清楚，进行教学档案的收集整理时，就会处于被动接收的地位，教学管理部门移交什么材料就接收什么材料。最终，归档的教学档案质量和完整、系统性受到影响，使其在高校教学管理工作中的作用也大受影响。
2.教学档案管理队伍专业知识和综合素质还需进一步提升。教学档案产生于学校和二级学院的教学管理部门，大多由部门办公室主任、教学秘书等工作人员兼任教学档案管理员。近年来，教育部进行的各层次教学评估工作，使高校兼职教学档案管理员都增强了档案意识，但仍存在档案管理专业知识欠缺的现象，尤其是二级学院的教学档案管理，很大程度受到兼职教学档案管理员自身素质和自觉性的影响，他们本身教学管理工作任务繁重，常常忙于日常工作而无更多精力顾及教学档案的管理，一些教学材料在教学活动完成时如果不能及时收集，就会导致最终归档的教学档案不全面、不完整，档案的质量也受到影响。
3.教学档案利用反馈机制不畅通、不完善。近年来人们的档案意识逐渐增强，对档案的利用开发与日俱增，其中对教学档案的利用占全部利用的档案很大部分，统计我校档案馆2016年档案查阅利用情况，其中75%以上是对教学档案的查阅利用。在高校，教学档案也是与师生切身利益相关、利用最多的原始记录，如：教师进行教学研究、职称评定等工作需要查档，学生的评奖评优、移民等方面都要查询教学档案。当今社会形式复杂多变，教学档案不仅服务于本校师生员工和毕业的校友，也越来越多地服务于社会各界企事业单位。在对教学档案频繁利用的过程中，会发现一些教学档案归档不全、信息不全、格式不统一、字迹不清、签章模糊等现象。这些看似简单的小问题，使教学档案的质量和开发利用受到严重影响。
4.教学档案数字化建设有待进一步提高。随着信息、网络技术的迅速发展，高等院校OA系统的广泛应用，基本实现了学校文书档案传送到文书檔案归档管理一体化，大部分职能部门的文书档案数字化问题得以解决，而高校档案中最多部分的教学档案数字化问题，仍然存在工作量大、任务重，缺乏操作规范的现实情况。在校研究生、全日制本科生的日常教学管理工作已通过教务管理系统基本实现信息化网络化管理，尽快实现高校教学与档案管理部门资源共享，促进教学档案数字化建设，使教学档案更好地服务于教学工作。
三、创新部门间相互合作的教学档案管理模式
1.高校领导重视，建立健全档案管理制度。首先，学校档案与教学管理部门相互研讨，理顺工作程序，建立符合本校自身特色、行之有效的教学档案收集整理归档的组织体系，明确指定各级教学档案管理人员，使教学材料的收集、整理工作从校教学管理部门到二级学院职责清楚，从源头上杜绝教学档案材料的流失。其次，健全适应于集中管理和分级管理的教学档案管理制度，对各级教学档案归档范围和具体要求作出明确规定，改变以往二级学院教学档案收集范围模糊不清，教学档案管理的任务不明确、随意、不规范的局面。建议对教学档案收集整理工作进行检查，作为年终工作考核的指标之一。只有贯彻执行职责分明、操作性强、要求明确的教学档案管理制度，才能保证教学档案全面完整、准确、系统。
2.提升教学档案管理队伍的专业能力和综合素质。教学档案管理人员对教学过程需要熟悉，还要具备档案管理专业知识。通过学校档案和教学管理部门举行有关教学档案专题研讨会、座谈会，互相研讨交流，使所有教学档案管理人员进一步增强档案意识；有关教学档案管理知识的培训，帮助各级教学档案管理人员掌握档案管理专业知识。日常工作中，才能做到教学档案的及时收集整理，逐渐养成对教学档案规范化、系统性的管理习惯。学校档案管理人员也要深入教学部门，相互了解各自工作程序和特点，共同解决实际操作中的一些问题，形成互帮互进，共同提高专业能力和综合素质的氛围。
3.建立完善畅通的教学档案反馈机制。教学活动和教学管理的原始记录形成了教学档案，服务于整个教学工作。开发利用教学档案过程中发现的各种不完善问题，也映射出教学环节和教学管理工作中的不足之处，制定完善畅通的教学档案反馈机制，使教学管理部门及时了解情况，发现并解决问题，促进学校教学管理工作进一步提高和完善。如通过研讨会、座谈会等方式，使各级教学档案管理人员了解教学档案开发利用的实际效果，并且相互沟通分析其中的一些问题，这本身就是加强和规范教学管理的过程，有助于教学档案管理人员充分认识教学档案的重要性，从而增强收集、整理利用教学档案的积极性和主动性。
4.加强高校档案与教学管理部门合作，实现高校教学档案信息资源共享。学校档案部门、教学管理部门、信息管理中心积极探讨，共同合作，创建一个教学档案资源共享传递的管理平台，实现更多教学资源共享，制定适合本校情况的学校教学档案的数字化收集归档、网络开放、网络服务安全保障等相关的教学档案数字化管理相关制度。这样既减轻教学档案数字化工作量，又保证教学档案数字化工作质量，使教学档案数字化工作滞后的局面得以改变，大大提高教学档案信息利用效率。
总之，教学档案管理工作需要不断探索，从教学档案形成的过程和环节入手，进一步规范教学檔案的管理，加强相关部门间的沟通、研讨，创新部门间共同合作的教学档案管理模式，通过完善的教学档案管理制度，促进教学档案的质量和现代化管理水平的提高，从面更好地为学校的教学改革与教学质量的提高服务。
参考文献：
[1]庞涛.我国高校教学档案管理研究[D].安徽大学，2008.
[2]张帅.浅谈二级学院教学档案管理[J].科技创业家，2013，（2）.
