摘要:随着信息技术的不断发展,电子文件档案以其信息传输的优越性,对传统的纸质档案的运用造成了很大的冲击。就目前的电子信息技术,无论从易读性还是从安全性角度而言,电子文件还不能完全取代纸质文件,纸质文件和电子文不可避免的在一段时间内件相依共存。因此,探讨在实际工作中如何借助现代计算机技术,拓展传统纸质文件归档的理论与方法,实现纸质文件与电子文件两套归档方法的融合发展,是新时期档案管理亟需解决的重要现实问题。
关键词:纸质文件 电子文件 归档方法 融合发展
0 引言
以计算计算机、网络为代表的信息技术的迅速发展,产生了大量的以计算机盘片、磁盘、磁带和光盘等化学磁性材料为载体的电子文书,信件,图纸,报表等电子文件档案。电子文件在存储、输出、处理等方面具有纸质档案不可比拟的优越性,同时也因为其安全性缘故,电子文件与纸质文件的关系问题、电子文件的归档问题等受到档案管理者的高度关注。姜丽、邹国阳指出“信息技术的发展促使了电子文档的产生,电子文档在存储、传输、处理等方面具有纸质文档不可比拟的优越性,而纸质文档也因其耐用性和安全性弥补了电子文档的部分缺陷。两者各有其特点、优势和存储方法,形成了共同发展、相互补充的共存态势”。可见,从现实的看,由于电子文件与纸质文件的各自具有不可替代的归档优势,在相当长的一段时期内,这两类将不可避免的共同存在,共同发展。探讨在实际工作中如何借助现代计算机技术,拓展传统纸质文件归档的理论与方法,实现纸质文件与电子文件两套归档方法的融合发展,是新时期档案管理亟需解决的重要现实问题。
1 电子文件与纸质文件的共存状态
电子文件改变了传统的归档方式,可以利用计算机进行文件登记,达到一次录入、多次输出,方便随时查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收发传递都在网上进行,尤其是对文件的各种操作更加便捷,进一步提高了工作效率。在新的无纸化电子办公模式下,电子文件已经实现从文件的起草、审核、签批到文件的流转、传递,发送的全过程,有逐渐替代纸质文件的趋势。同时,我们应该注意到由于电子文件在证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着一些问题,而传统的纸质档案管理经过多年的实践和完善,已形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法,在人的日常思维已经形成定式,人们普遍乐于接受纸质文件。因此,在相当长的时间里纸质文件与电子文件将会共存于世,它们的共存状态及其原因复杂多样,大体上可以归结为以下两类情形。
1.1 档案“原始记录性”的要求 “原始记录性” 是档案的基本属性,归档文件必须存定稿原件。电子文件中的信息是可以流动的,普通电子文件人们可以不留痕迹地对其信息进行修改、复制甚至删除,因此,在人们的印象中,电子文件的原始性和合法性不易确认。而纸质文件一旦完成,再进行任何修改或篡改,都会留下明显痕迹。目前法律界把纸质文件认定为最佳证据,有着电子文件不能取代的法律凭证作用。此外,在提供利用时,纸质文件不需要依靠任何其他设备,便可实现调卷、查阅、举证等功能,而电子文件则必须借助计算机化的电子显示设备才可以实现,同时还要做好相关软件的管理。电子文件的这些特殊要求使得它的归档、管理程序比纸质文件复杂得多。所以,在相当长的一段时间内,无论电子文件形成如何变化,相应的纸质文件都必须归档,在彼此之间建立准确、可靠的标识关系。
1.2 数字信息化工程建设的必然 当前,随着互联网、物联网、3G移动设备、高新能计算机等现代通讯设备的迅速发展,国家大力推进各级多类型信息化工程的建设,如数字中国、数字省份、数字城市、电子政务、等等。同时,由于现代交通的发展,异地办公日趋频繁,目前电子文件在一些领域已经成为业务活动的原生文件,但出于传统意义的档案“原始记录性”要求,这些单位又将电子文件转换成纸质归档文件,从而使文件在现行期即有两种版本。部分单位在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝(纸质文件或/和缩微件),在这种情况下,文件到了半现行或非现行期出现两种版本。出现这一现状的核心问题在于电子文件加密防伪技术普及度不够,电子文件的安全性没能得到人们的普遍认可,进而导致关于电子文件归档管理的相关制度与技术的空缺。因此,一方面是相关制度与技术的空缺,一方面现代化电子办公有离不开电子文件的支持,电子文件与纸质文件共存是电子政务初期发展阶段的产物,是历史的必然。
2 电子文件与纸质文件管理的互动
在电子文件与纸质文件的共存状态下,必然要对这两种文件分别加以管理,这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系,它们既各自独立,各自发展,又互相依存,互相影响,随时调整着各自的角色与特点,承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响,两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能,提高自身效率。
2.1 电子文件管理推动纸质文件管理改革 自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来,纸质文件管理的方法就开始发生变化,电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深,从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同,但还是有许多共同的表现。这种变化主要反映在以下两个方面。
一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之,但由于体制、制度等方面的原因,文档一体化的程度一直不高,仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的,理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构,也在现有系统中强化了前端控制,将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排,将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件,在文件—档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。
纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理,特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门也可以直接在网上调用,无须到办文部门来查阅,所以,文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里,转而采取随办随归档的做法。这样一来,纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力,也减少了个人存放文件保管不善等问题,提高了归档齐全率。
提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留,归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联,机构内部的查阅还比较频繁。因此,业务部门需要更多地与档案部门打交道,档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档,自然而然向文件生命周期的起点延伸。
与归档提前同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。按道理,同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管期限,对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容,因此,有些机构开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨,并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。(1)在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题,需要随文件的流转而补充和确认,从而使这些工作从一次完成变成了分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接,必须以文件—档案全程为一体进行管理。
二是档案实体管理的简化,尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系,建立档案实体的科学秩序,并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化,一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能,以及随时随处的网上利用,多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件;另一方面,电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系,只要在检索软件中标明纸质文件(档案)的存放位置,便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来,对纸质档案实体秩序的要求就降低了,只要排列有序,位置明确,就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化,如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等,档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来,更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。
2.2 纸质文件管理促进电子文件管理的完善 与纸质文件管理相比,人类管理电子文件的经验要少得多。在计算机进入档案管理之初,一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代纸质文件,但经过一段时间理论与实践的互动,大家认识到,对于电子文件而言应该用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处,但毕竟都是社会活动的记录,其管理目标基本一致,在管理内容和方法上也应该有很多共通之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任,到目前为止,突破的思路主要集中在两条路线上:技术和管理。技术措施自不必说,加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。
实际上,人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程建立在文件形成与保管规律的基础上,经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善,其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。例如,旨在攻克电子文件长久真实性难题的加拿大哥伦比亚大学UBC项目和InterPaRES国际合作项目均采用了“古文书学”的方法,对文件的构成要素进行分析、解读和评价,并通过记录和管理其中有意义的要素来确认电子文件的真实性。这种方法是从传统档案鉴定和管理中得到的启示,项目主持人杜兰蒂教授认为这是“古文书学:老树开新花”。此外,电子文件的许多管理方法,如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。
可见,电子文件管理与纸质文件管理在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中,各自经历着改造与被改造,同化与被同化以及调整定位的过程,两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式,并逐渐融合为一套综合管理各类载体文件的管理方法和管理系统。
3 电子文件与纸质文件归档方法的融合
从长远看,随着技术的进步和数字信息化建设的不断发展,电子文件将逐步成为文件归档的主体。但是在当前条件下,由于基层单位人员的计算机水平和电子文件的阅读处理设备仍然比较薄弱,加之电子文件的安全防伪技术还不是很成熟,在相当长的时间内,电子文件和纸质文件将相依共存。比较现实的做法是,进一步融合二者的归档方法。实现这一目标,需要重点解决两方面问题。
3.1 发展电子文件的加密防伪技术 由于电子文档可以方便的实现复制、黏贴、移动等篡改操作,导致电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任。因此,研究电子文件的加密防伪技术,实现附有权限的文档编辑处理操作,并自动跟踪记录处理流程,对实现完全意义的电子档案管理具有重要的意义。实际上,关于图像的水印加密防伪问题,在计算机图像处理、地理信息技术等专业领域已经获得了很大突破。如在地理信息技术领域,朱长青研究发明的数字图像水印加密技术,可以在不影响图像质量条件下,方便的嵌入版权、版本等任意水印密文,该水印具有很好的抗攻击。这一技术完全可以引入到电子文件的安全管理中。此外,当前计算机硬件存储、网络通讯等技术已获得很大发展,也可以进一步考虑对于以归档的文件进行硬件加密、异地多源存储与互检等技术,解决存档文件的真实性考证。通过快速来源核实与过程权限约束,就有能力建立公众的信任,进而建立电子文件与纸质文件的协同一体化归档管理。
3.2 健全电子文件归档的管理制度与技术 当前,进行双轨制档案管理成为许多数字信息化建设比较完善的单位常用的文件归档制度,这在一定程度上缓解了当前电子文件与纸质文件的一体化管理矛盾。双轨制虽然可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态,但是业务人员需要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理,在办理结束后还不可避免的要进行双套归档。同样的工作,引入计算技术反而增加了工作量,许多单位双轨制档案管理执行的并不理想。显然,双轨制仅是当前档案管理的权宜之计。因此,需要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响,在做好纸质文件传统归档工作的同时,依靠计算机和网络技术,将归档文件实体与计算机检索利用相结合、优势互补,既可完好地保存纸质文件的原貌,又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。不但要做好纸质文件的管理工作,还要适时做好纸质文件向电子文件的有机转换工作,并以此为契机,研究电子文件(包括数字化的纸质文件)的加密锁定技术、归档流程、归档方法、异地多源保存技术、来源真实性检核技术、安全防攻击(病毒工具、非法入侵等)技术、多源移动设备的显示技术、数字办公与签名技术等,建立完善的电子文件归档的管理制度与技术,才能切实推进电子文件与纸质文件归档的融合协调发展。
4 结论与讨论
电子文件的出现给档案工作带来了一次巨大的变革,把档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。但是由于计算机技术的发展和普及尚未达到完善的程度,电子文件的法律凭证、管理制度、管理方法等存在许多问题,在这种欠成熟的技术环境下,电子文件与纸质文件一并归档的现象将会长期存在。作为档案工作者,我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响,积极更新知识,学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术,使两类文件档案更好的结合在一起,满足社会的需要。
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